코로나가 끝나고 여름휴가 시즌이 다가온다

코로나 이후 처음으로 여름휴가 시즌이 다가왔습니다. 기업은 휴가에 맞춰 다양한 이벤트를 준비하기도 하고, 자영업자들은 성수기에 대한 기대감에 들떠 있으며, 사람들은 여름휴가 계획을 세우고 있지만, 모든 사람에게 휴가철이 늘 반가운 것은 아닙니다. 필연적으로 발생되는 집단 연차, 하계휴가는 HR 담당자들과 기업의 리더들에게 적지 않은 부담이기 때문입니다. 

갑작스러운 업무 공백은 휴가 이후 적체되었던 업무가 쏟아지며 문제를 일으키고, 특정 부서나 프로젝트에 필수적인 팀원이 휴가를 가면서 예상하지 못했던 문제가 발생하기도 합니다. 또한 회사를 지키고 있는 직원들의 경우, 휴가로 부재중인 임직원의 업무를 덤으로 맡게 되어 오히려 업무 부하가 생길 수도 있죠. 모든 연차 계획이 끝난 후에도 조직 업무에 장기간 영향을 끼치게 될 수 있습니다. 

조직을 이끄는 리더와 HR은 해당 시기 이벤트와 다양한 변수를 파악해야 하고 일정 조정, 업무 분담을 미리 정리해, 대응책을 마련하는 것이 중요합니다.

여름휴가 일정 관리 팁

회사마다 휴가를 지정해 챙기는 경우도 있지만, 그렇지 않은 경우도 있는데요. 특히 많은 분이 꼭 휴가 기간이 있어야 하는지, 연차로 대신할 수 있는지, 만약 그렇다면 회사 사정에 따라 변경할 수 있는지 궁금해합니다.

여름휴가의 경우 근로기준법상 따로 규정하고 있는 바가 없으며 일종의 복리후생 차원으로, 회사 내규에 별도 내용이 없다면 개인 연차를 활용하는 것이 원칙적으로 맞습니다. 만약 여러분의 회사가 이에 해당한다면 휴가를 지급하지 않아도 법률상 문제가 없다는 뜻으로, 현재 회사 상황에 따라 휴가 기간을 조절하거나 제외할 수도 있습니다. 하지만 회사에서 휴가를 제공하지 않는다고 해서 직원들이 휴가를 가지 못하는 것은 아닙니다. 해당 기간에 연차를 사용하기 때문이죠. 그렇다면 여러분은 연차에 대해서 제대로 알 필요가 있습니다. 

연차는 근로기준법상 상시근로자 5인 이상 사업장, 1년 이상 근무 근로자에게 의무적으로 지급해야 하는 규정이 있습니다. 연차의 경우 근로기준법에 따라 근로자는 휴가 시기를 지정할 수 있는 권리를 가지고 있어 원하는 시기, 즉 휴가에 맞춰 연차를 몰아 사용할 수 있습니다. 하지만 여기에서도 예외가 존재하는데요. 바로 ‘사용 시기 변경권’으로 직원의 장기 휴가가 ‘사업 운영에 막대한 지장을 주는 경우’라면 기간을 바꿀 수 있는 거죠. 여기서 사업 운영에 막대한 지장이란 교대 근무, 휴가에 영향을 끼치는 관광업, 혹은 휴가철 단체 연차 사용으로 휴무가 불가한 회사 같은 경우를 말합니다.

정리해 본다면 회사 내규에 휴가에 대한 내용이 없을 경우 휴가를 주지 않을 수 있으며, 연차 사용 역시 회사 상황에 따라 심각한 문제가 일어날 경우 조절할 수 있다는 거죠. 다만 직원들의 사기를 위해서라도 HR 및 리더는 합리적인 이유가 없다면 사전 조율과 대비를 통해 되도록 직원들의 휴가를 막지 않는 것이 좋습니다. 휴가 일정 조율을 통해 공백을 최소화하는 것에 집중하는 것이 중요하죠.

또 휴가 일정을 조율하기 위해 인사 부서와 조직 리더들은 상호 협력하여 최대한 공정하고 효율적인 방식으로 휴가를 승인하고 일정을 관리해야 합니다. 일정 충돌을 피하기 위해 휴가 신청 시 제한 사항이나 우선순위를 명확히 하고, 가능한 한 조기에 휴가 일정을 결정하도록 권장해야겠죠.

여름휴가 시 직원들과 업무 분담하는 방법

HR은 휴가 기간 동안 해당 직원의 책임과 업무를 임시로 맡을 수 있는 다른 직원을 식별하고 업무를 분배해야 합니다. 이를 통해 업무의 연속성을 유지하고 휴가 중인 직원이 복귀했을 때 문제가 발생하지 않도록 할 수 있죠.

a. 가장 먼저 필요한 것이 휴가 계획을 미리 공유하는 것입니다. 휴가를 가는 직원에게 가능한 일정을 공유 받고, 이것을 남은 팀원에게 알리는 거죠. 공백이 발생하기 전 충분한 시간을 갖고 미리 업무 재분배를 할 수 있어야 합니다. 

b. 휴가 기간 동안 어떤 업무가 발생할지 세세하게 체크할 필요가 있습니다. 이를 위해 업무의 우선순위와 중요도, 기한을 고려하여 업무 목록을 작성하면 큰 도움이 됩니다. 이를 바탕으로 팀원에게 적절하게 업무를 할당해 효율적으로 공백을 메울 수 있습니다.

c. 휴가를 가는 직원의 부재에 대비해 미리 대체 직원을 지정하는 것 역시 좋은 방법이 될 수 있습니다. 대체 직원은 해당 직무에 이해도와 역량이 높은 사람 중에서 선택해, 휴가 전 미리 인수인계가 확실하게 이뤄질 수 있도록 해야 합니다.

d. 조직 내 휴가와 업무 분담에 대한 문화를 확립해야 합니다. 휴가를 가는 직원은 휴가를 사용하며 자신의 공백에 걱정하지 않도록 하고, 남은 직원은 자신 역시도 마음 놓고 자유롭게 휴가를 쓸 수 있다는 문화를 정착시킨다면, 서로가 공백을 메우는 것에 있어 갈등이나 불만이 발생할 확률이 줄어듭니다. 평소 업무 분담과 협업을 원활하게 진행할 수 있도록 규칙이나 가이드라인을 마련해두는 것도 도움이 됩니다.

여름휴가 시 직원들과 업무 분담하는 방법

HR 담당자라면 직원의 공백만 메우는 것으로는 부족합니다. 휴가 기간은 물론 전후로 해야 할 일이 많기 때문이죠. 휴가를 보낸 직원들의 복귀 관리부터 사람이 없는 회사를 관리하는 것에 이르기까지 다양한 일이 여전히 남아 있습니다. 휴가 기간을 효율적으로 보내고, 업무 환경을 이전처럼 빠르게 되돌리는 것 역시 HR 담당자의 능력이라고 할 수 있습니다.

• 휴가에서 돌아온 직원들을 지원하여 복귀를 원활하게 할 수 있도록 매뉴얼을 준비하고, 휴가 동안 발생한 업무나 이슈에 대해 정리해, 복귀한 직원들의 직무 스트레스를 완화하는 조치를 취하는 것이 좋습니다. 
• 휴가 중에도 긴급한 문제가 발생할 수 있으므로, 리더는 휴가 중인 직원들에게 연락이 가능한 비상 연락망을 구축해야 합니다. 이를 위해 각 직원의 연락처를 수집하고, 긴급 상황에 대비하여 연락 가능한 대체 담당자를 지정하는 것이 좋은데요. 이를 통해 휴가 중 발생한 긴급 사항에 대한 신속한 대응이 가능합니다.
• 휴가 시즌이 끝나면 리더는 휴가 동안의 업무 진행 상황을 리뷰하고 개선점을 도출해야 합니다. 팀원들과의 회고를 통해 휴가 관리 및 업무 조정에 대한 피드백을 수렴하고, 향후 휴가 시즌에 대비하여 조치를 취합니다. 이를 통해 팀의 휴가 관리 및 업무 효율성을 개선할 수 있습니다.
• 휴가로 인한 공백은 사람만 문제를 일으키는 것은 아닙니다. 회사의 규모, 건물의 크기에 따라 관리가 필요한데요. 특히 휴가 시즌 유출 인력이 많은 경우 소수의 직원만 남는다면 탕비실과 사무실 비품 등에도 문제가 발생할 수 있습니다. 이는 직원들이 복귀했을 때도 문제가 될 수 있으므로, HR 담당자가 직접 관리하거나, 담당 직원을 정해야 합니다.

식수 인원 관리, 어떻게 하고 계신가요?

또한 구내식당과 식수인원 등에서도 문제가 발생할 수 있습니다. 인원 조절 역시 HR이 휴가 기간에 맞춰 미리 조절하고 대비하는 것 역시 중요하죠. 물론 직원 공백을 처리하고, 수습하는 것만 해도 HR은 정신이 없을 것입니다. 이럴 때는 외부의 도움을 받는 것도 좋은 해결책이 될 수 있습니다.

‘셰프의 찾아가는 구내식당’ 플레이팅은 회사 내 구내식당을 구축하지 않으면서 구성원들에게 효과적인 점심 복지를 제공할 수 있는 점심 구독 서비스 입니다.  구내식당을 운영해 본 적이 있으시다면, 식수인원 관리의 번거로움에 대해 공감하실 겁니다. 특히 여름휴가 기간에는 직원들의 특이사항으로 식수인원 관리에 더 큰 어려움을 겪게 됩니다. 

이를 위해 플레이팅은 최소 1주일 단위로 식수 인원을 확인하고 있습니다. 기업에서 어려움을 겪지 않을 수 있도록 플레이팅 운영 매니저들이 세심하고 꼼꼼하게 커뮤니케이션하고 있죠.

셰프가 직접 요리한 맛있는 음식으로 구성원들에게는 행복한 점심시간과 즐거운 회사 생활을 만들어 드리고, 세심한 관리로 기업의 HR 담당자에게는 편의성을 제공하고 있습니다. 

플레이팅의 점심 구독 서비스는 기업의 구성원 분들과 복지 담당자 모두에게 높은 만족도를 선사하고 있죠.

휴가 시즌은 회사 입장에서 단순하게 짧은 이벤트로 끝나지 않습니다. 휴가 전, 휴가 중, 휴가 후로 다양한 일이 발생하고, 이를 대비하고 처리해야 하죠. 당장 휴가 시즌에 돌입해 일을 처리하는 것이 아니라, 미리 가이드를 수립하고 운영해 매년 발생하는 휴가 시즌을 슬기롭게 보낼 필요가 있습니다.

특히 식수 인원 관리 등과 같은 문제는 기업의 운영 비용과 직결되는 이슈이기 때문에 민감한 주제입니다. 많은 고객사 여러분들께서 플레이팅을 사용하시면서 더 편리하게 느끼시는 이유도 여기에 있죠. 휴가기간 식수인원 관리의 편의성, 직원들의 행복한 회사 생활을 위해 플레이팅의 점심 구독 서비스와 함께해 보는 것은 어떨까요?