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기업 행사 준비를 위한 체크리스트

기획부터 케이터링까지 완벽하게 준비 끝!
효율적으로 기업 행사 준비하는 방법

스타트업 부터 대기업까지 기업 행사가 성공적으로 개최되면 여러가지 장점이 있겠지만, 담당자로서는 신경써야 할 일들이 이만저만이 아닌데요. 기업 행사 준비로 골치 아픈 담당자분들을 위해 콘텐츠 하단에 실제 기업 행사를 준비하며 작성된 기업 행사 체크리스트 파일을 구글 시트로 공유합니다. 단, 구글 시트부터 접속하기 전에 중요한 부분을 놓치지는 않았는지 한 번 확인해보세요!

기업 행사 사전 준비에서 중요한 것은?

기업 행사 준비를 완벽하게 마치기 위해서는 필수적인 고려사항에 대해 준비하는 것이 중요합니다. 여기서는 기업 행사를 준비하는 과정에서 반드시 이해해야 하는 관점에 대해 설명하겠습니다.

1️⃣ 기업 행사 개최 취지 파악하기 (why?)

기업 행사 개최 취지 파악을 위한 사전 기획
기업 행사는 단순한 이벤트가 아닌, 명확한 목적과 시사점을 가진 것이어야만 합니다. 따라서 그에 맞는 전략을 세우는 것이 중요합니다. (사진 출처: 사진: UnsplashArisa Chattasa)

우리 기업 행사, 왜 진행하는 지는 알고계신가요? 행사의 목적을 정확히 모르는 상태에서 준비를 하다보면 황당한 실수를 하기 마련인데요. 기업 행사의 목적을 명확하게 정의하면 준비하는 과정에서도 판단의 잣대가 될 수 있습니다. 예를 들어, 타운홀 미팅은 제품 런칭 파티와는 다른 목적을 갖기 때문이죠.

기업 행사의 목적이 ‘기업 내 임직원들간의 소통 강화’인지, ‘많은 업계 관계자들과의 네트워킹’인지, ‘기업 브랜드 이미지를 OO한 방향으로 전달하고 싶은 것’인지에 따라 준비할 내용들은 많이 달라질거에요.

2️⃣ 세부 예산 수립하기 (How much?)

기업 행사 준비 전 예산 목록
기업 행사는 회사의 목표를 달성하고 예상 투자 수익을 얻기 위한 중요한 도구입니다. 그러나 예산을 계획할 때 주의해야 할 요소가 많습니다.

전 세계를 다스리는 것은 ‘예산’이라고 하죠. 행사의 모든 옵션을 고려해 현실적인 예산을 수립하세요.

예산은 행사의 목표와, 기업 행사를 통해 얻는 효과를 고려해 설정해야 합니다. 배보다 배꼽이 더 큰 행사를 준비하다가는 ‘분위기 파악 못 하는 담당자’가 될 수 있죠. 어디서 발생할 지 모르는 예비비도 꼭 챙겨두셔야 하고요!

3️⃣ 식사 정하기 (what?)

기업 행사 전문 케이터링
플레이팅×베이컨리얼리즘 콜라보 케이터링 IN 오누이

기업 행사 현장에서 먹을 다과나 식사를 결정하는 것도 중요한 사항입니다. 사실 많은 사람들이 모일 수록, ‘먹는 것’은 전체적인 분위기나 행사의 성패를 결정하는 요소니까요. 특히 기업 행사에서 케이터링 서비스는 단순히 음식을 제공하는 데서 그치는 것이 아니라, 행사의 테마나 분위기에 맞게 장식을 해주거나 브랜드 이미지를 결정하는 요인이 됩니다.

기업 행사 관련 경험이 많은 전문 케이터링 서비스를 통해 담당자가 준비 과정에서 큰 도움을 받는 것도 덤이죠! 플레이팅의 이벤트 케이터링 서비스 소개서를 다운 받고, 전문가와 상담을 받아보시는 것도 좋겠네요.

기업 행사 체크리스트

  • 사전 계획
    • 이벤트 목적 및 테마: 이벤트의 목적을 정의하고, 테마를 결정합니다.
    • 예산: 명확한 예산을 설정합니다. 가능한 경우 비용 절감을 위한 옵션도 고려할 수 있습니다.
    • 장소 선택: 이벤트의 목적과 규모에 맞는 장소를 선택합니다. 여기에는 장소 접근성과 주차 옵션 등을 고려해야 합니다.
    • 날짜 및 시간: 초대 손님들의 참여 확률을 극대화할 수 있는 날짜와 시간을 선택하세요. 조직 내 상충되는 이벤트는 없는지 확인하세요.
    • 게스트 목록 및 초대장: 게스트 목록(직원, 고객, 이해관계자) 등을 작성합니다 초대장을 발송하고, 응답을 유도하세요.
    • 엔터테인먼트: 다양성과 주제와의 관련성을 고려한 다양한 엔터테인먼트를 기획해 보세요.
    • 케이터링: 식단 제한이나 선호도, 행사 규모와 목적을 고려한 케이터링 서비스를 결정합니다. 이벤트 테마에 맞는 전문 케이터링 업체를 선택할 수도 있습니다.
    • 기술 및 장비: 필요한 기술의 가용성을 확인하고, 행사 기간 동안 기술 지원을 준비합니다.
    • 마케팅 및 커뮤니케이션: 내부 및 외부 커뮤니케이션 전략을 계획합니다. 다양한 채널을 활용하여 행사를 홍보해 보세요!
  • 행사 세부 계획
    • 아젠다 확정: 행사의 세부 일정과 식순을 결정합니다. 참가자 및 연사와 의제를 공유합니다.
    • 물류 조정: 케이터링, 장소, 엔터테인먼트 등 협력업체와의 일정을 확인합니다. 좌석 배치 및 간판에도 유의할 필요가 있습니다.
    • 비상 시 계획: 잠재적인 문제가 발생했을 때를 대비한 해결책을 준비합니다. 구급 상자나 비상 연락처, 정/부 담당자를 준비하세요.
    • 팀 배정: 등록 데스크, 기술 지원 등의 구체적인 역할을 할당하고 각자의 책임에 대해 설명하세요.
  • 행사 당일 현장 관리하기
    • 셋업: 일찍 도착하여 세팅을 감독하고, 모든 장비가 작동하는지 사전에 확인하세요.
    • 등록 및 환영: 등록 데스크를 설치하고 참석자들을 맞이하세요.
    • 행사 중 조정: 행사가 타임라인에 맞게 진행하는지 감독하면서, 예상치 못한 문제가 발생하면 즉시 대응하세요.
    • 피드백 수집: 온라인/오프라인으로 행사 만족도 조사를 진행하세요.
  • 행사가 끝난 후에는?
    • 디브리핑: 팀 회의를 통해 잘된 점과 개선할 수 있는 점을 논의합니다.
    • 감사 메모: 참석자, 발표자, 공급업체에게 감사 이메일 또는 메모를 보냅니다.
    • 보고서 및 문서화: 성공 요인과 개선해야 할 부분을 강조하는 행사 보고서를 준비하세요. 이는 향후 행사를 다시 기획할 때 큰 도움이 될 수 있습니다.

기업 행사에서는 케이터링이 핵심이에요

많은 기업들이 기업 행사 전문 케이터링 서비스를 이용하는 이유는, 결국 전문성에 있습니다. 왜 수많은 기업들이 행사에서 플레이팅의 이벤트 케이터링 서비스를 활용했을까요? 

행사의 테마에 맞는 케이터링 서비스

싸구려 결혼식장의 뷔폐 같은 느낌의 케이터링을 원하는 사람은 아무도 없습니다.  전문 셰프들이 행사를 위해 기획한 메뉴와 디스플레이는 행사의 격 자체를 달라 보이게 해요.

기업 행사 케이터링 및 소품
플레이팅×베이컨 리얼리즘 브런치 케이터링에 사용한 홀로그램 장식
기업 행사 이벤트 세팅
플레이팅×쟌슨빌 이벤트 세팅
행사를 더욱 빛내는 로고 피켓
플레이팅×퀴노아에서 사용한 로고 피켓

수 없이 접했던 맛도, 메뉴도, 보기에도 그저 그런 뷔폐 느낌이 아니라, 우리 기업을 확실히 각인 시킬 수 있는 기회로 케이터링을 활용할 수도 있죠.

맛으로 승부하는 케이터링 서비스

한식 케이터링
플레이팅×잔디 한식 케이터링

음식은 결국 맛있어야죠. 신선하고 좋은 재료로, 훌륭한 셰프들이 만든 요리가, 따뜻하게 제공되는 것이 핵심입니다. 좋은 재료나 어떤 셰프님들이 계신지는 두 말하면 입 아프죠. 온도 역시 마찬가지! 참석자들에게 따뜻하고 맛있는 음식을 선보이기 위해서는 케이터링 업체에게도 특별한 기술이 필요합니다. 

플레이팅은 음식이 가장 맛있는 최상의 온도로 서비스되도록 하기 위해 특수 케이지, 고가의 보온박스부터 현장에서 음식이 식지 않도록 하는 할로겐 조명과 온도유지장치 등의 장비와 전문화된 인력, 그리고 다수의 경험을 가지고 있습니다. 

맞춤형 이벤트 케이터링 플랜

지구의 날 스페셜 케이터링
지구의 날 맞이 플레이팅×리와인드

위에서 거듭 설명했듯이, 기업 행사에서 예산을 수립하는 것은 매우 중요한 일입니다. 기업 행사에는 예산 규모가 정해져 있으니 무턱대고 고가의 서비스를 사용할 수도 없죠.

플레이팅은 고객사가 희망하는 행사 규모와 예산에 따른 케이터링 기획을 할 수 있어요. 다과 및 스낵, 핑거푸드, 만찬 등 다양한 유형으로 케이터링 서비스를 운영하고 있습니다.

완벽한 기업 행사를 위해, 우리가 놓친 것은 없을까?

생각보다 기업 행사를 준비하는 과정은 담당자의 손을 많이 필요로 합니다. 전혀 예상하지 못했던 중요한 문제를 만나는 경우도 매우 흔하죠. 중요한 부분을 놓치지 않기 위해서는 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 라는 육하원칙을 두고, 기업 행사의 처음부터 끝까지 시간 순서대로 상상해보는 것이 큰 도움이 됩니다.

처음 기업 행사에 누구를 언제 어떻게 초대하면, 그 손님이 주차장에서 행사장에 들렸다가 돌아가시는 순간까지를 시간 순서대로 상상해보는 거죠. 이러한 과정을 통하면 “아! 주차권을 미리 챙겨 와야 겠네!” 하면서, 담당자로서 해야 할 일과, 놓쳐서는 안 될 포인트들을 발견하게 됩니다.

기업 행사 준비, 이제 어렵게 생각하지 마세요!

여전히 기업 행사 준비가 어렵게 느껴지신다면, 플레이팅에서 준비한 기업행사 체크리스트 시트를 통해 하나씩 체크하며 시작해 보세요.

플레이팅 서비스가 더 궁금하다면?

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